Il s'agit de la liste des prospects que l'administrateur (ou autre personne responsable de cette tâche) a affecté au téléprospecteur.
Présentés sous la forme d'une liste, il suffit de sélectionner un prospect pour avoir ces informations et commencer l'argumentation.
Lorsqu'un téléprospecteur commence le traitement d'un prospect, si ce dernier ne répond pas, le téléprospecteur clique sur « Ne répond pas », il a alors la possibilité de se laisser un commentaire et une fois validé, le prospect apparaît dans les absents, permettant ainsi de le rappeler ultérieurement.
Les absents sont présentés sous la forme d'une liste déroulante comprenant leur nom et le commentaire (s'il a été renseigné).
Lorsqu'un absent est ajouté à la liste, il se positionne automatiquement à la fin de la liste.
A tout moment du traitement d'un prospect, il est possible de placer ce dernier en relance (si par exemple il vous demande de rappeler plus tard). Pour cela, le téléprospecteur clique sur « Rappeler plus tard », il a alors la possibilité de se laisser un commentaire personnel et une fois validé, il peut sélectionner la date et l'heure de la relance dans un calendrier. Le prospect apparaît alors dans les relances.
Pour ne pas surcharger la liste des relances, toutes les relances à traiter au delà de deux heures ne s'affichent pas.
Lorsque les téléprospecteurs travaillent à partir d'un listing papier, cela leur permet de remplir dans un même temps la base de données de prospects.
Une argumentation réussie se déroule en 6 étapes :
- Prise de contact
- Argumentation / Option prospect / Réponse aux objections
- Prise de rendez-vous
- Option rendez-vous
- Argumentaire de fin
- Commentaires
Lors d'une argumentation, l'écran est séparé horizontalement en deux :
- Dans la partie supérieure se trouve le déroulement de l'argumentation (Texte d'argumentation > Prise de rendez vous > Informations spécifiques > Texte de fin d'argumentation > Commentaire)
- Dans la partie inférieure, il y a les objections que le prospect est susceptible de traiter. Au clic sur une des objections, le texte à répondre apparaît.
Le texte d'argumentation, le texte de fin d'argumentation, ainsi que les objections sont administrables via le compte Super Administrateur
Différentes informations sont affichées tout au long du traitement des prospects :
- Informations personnelles
- Date des anciens argumentaires
- Bilan des rendez-vous effectués
- Devis réalisés
- Factures réalisées
Une fois que le téléprospecteur souhaite prendre un rendez-vous avec le prospect, il clique sur « Prendre Rendez-Vous », il a alors accès au planning des commerciaux sous la forme d'un calendrier. Il n'a plus qu’à sélectionner la date et l'heure du rendez-vous.
Une fois que la communication est terminée, le téléprospecteur a la possibilité de laisser un commentaire de fin, visible par le commercial et les supérieurs.
Le bouton Déconnection vous permet de vous déconnecter à tout moment.
Vérifiez d'avoir fini tous traitements, avant de vous déconnecter afin de ne pas perdre les données relatives à ceux-ci.
Il est possible de se déconnecter et se reconnecter dans la même journée, pour une utilisation similaire à la pause.
Le bouton Pause permet de mettre en pause le logiciel.
Vérifiez d'avoir fini tous traitements, avant de vous mettre en pause afin de ne pas perdre les données relatives à ceux-ci.
Le bouton Terminer est à utiliser lorsque vous n'avez pas pu finir l'argumentaire d'un prospect.
Il renvoie directement à la page commentaires, permettant ainsi de saisir des commentaires ainsi que les raisons de l'arrêt de l'argumentaire.
Le bouton Retour permet d'aller à la page précédente, tout en gardant les informations remplies précédemment.
Il ne faut pas utiliser le bouton Précédent de votre navigateur, car celui ci ne garde pas les informations remplies précédemment.
Dès qu'un commercial se connecte il accède automatiquement au planning de ses rendez-vous triés par jour.
Il peut imprimer son planning journalier via la version imprimable, dans laquelle n'apparaît que le planning sans l'environnement graphique du logiciel.
Il a aussi la possibilité de rechercher des rendez-vous par nom de prospect.
Pour chaque rendez-vous il est affiché :
- la date
- les informations personnelles du prospect (nom, adresse, téléphone)
- le téléprospecteur qui a pris le rendez-vous
- les commentaires de fin des différents argumentaires
- les informations spécifiques
En plus de modifier la date du rendez-vous, il est possible de modifier les informations spécifiques.
Le bilan vous permet de renseigner si le prospect était présent, absent ou s’il a annulé le rendez-vous.
On peut y remplir un commentaire lié à ce rendez-vous, servant de note personnelle.
Cela permet aussi de pouvoir modifier la date du rendez-vous ou de réaffecter le prospect en relance pour les téléprospecteurs.
Le commercial peut ajouter un devis à son rendez-vous.
Une fois ajouté, il peut le voir, le supprimer, l'imprimer et le convertir en facture.
Les factures se créent en convertissant les devis en facture.
Un numéro de facture et une date vous sont alors demandés, ainsi que le numéro client. Si le prospect est déjà client, ce champ est automatiquement rempli. Il peut par la suite, voir, supprimer et imprimer la facture.
Dans la page d'accueil vous pouvez retrouver en un coup d'œil le planning journalier de tous les commerciaux.
En cliquant sur l'un des rendez-vous, vous pouvez le modifier.
Vous permet de changer le statut des rendez-vous pris par les téléprospecteurs.
4 statuts :
- En cours
- Validé
- Refusé
- Annulé
Accès aux fonctionnalités des commerciaux pour tous les commerciaux (cf : commercial).
Liste de tous les devis triés par date, vous permettant de les consulter ou les convertir en facture et/ou les supprimer.
Liste de toutes les factures triées par date, vous permettant de les consulter et les supprimer.
Dans cette rubrique, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et exporter des prospects.
Vous avez accès à deux interfaces pour retrouver un ou plusieurs prospects :
- Une simplifiée, par le nom du prospect
- Une avancée qui vous permet différents tris pour lister vos prospects. Cette interface avancée est similaire aux tris que l'on retrouve pour les affectations.
L'export de prospects se fait au format CSV afin que vous puissiez par la suite les récupérer sur un tableur pour faire des tris croisés par exemple.
L'importation de prospects se déroule en 3 étapes :
- Choix du type de prospects (particuliers ou sociétés) et sélection du fichier CSV.
- Choix du séparateur dans votre fichier CSV. Une prévisualisation de votre fichier vous permet de trouver le bon séparateur.
- Correspondance des champs du fichier avec ceux du logiciel.
Une fois l'importation effectuée, il vous est affiché un compte-rendu de l'importation vous mentionnant par exemple le nombre de prospects qui ont bien été importés.
C'est ici que vous pouvez affecter les prospects aux téléprospecteurs
Différents critères vous permettent de classer les prospects :
- Nom
- Activité
- Chaussée
- Adresse
- Code Postal
- Ville
vous permet par exemple d'avoir les prospects par un code postal, une rue, etc…
- Par téléprospecteur
pour afficher les prospects gérés par un téléprospecteur donné
- Clients / Prospects
pour choisir entre lister des prospects ou des clients
- Particulier / Société
pour choisir entre lister des particuliers ou des sociétés
- Les absents
- Les relances
- Les affectés
- Les jamais appellés
- Les numéros erronés
pour choisir si l’ on désire lister par exemple les absents, les relances, etc.
On peut lister également les absents et les relances.
- Les options
Il est possible de trier avec les options que vous avez créées en fonction de votre activité.
Les différents tris peuvent se cumuler pour mieux affiner les résultats.
Il est possible d'affecter prospect par prospect ou directement une page entière.
Cf : Gestion du personnel Super Administrateur
Cf : Tarif Super Administrateur
Les statistiques vous permettent d'avoir sous la forme d'un graphique, les différents résultats liés au travail des téléprospecteurs et des commerciaux.
Toutes les statistiques peuvent être affichées par année /mois/jours afin de voir l'évolution sur une année, un mois et une journée.
Vous pouvez imprimer n'importes quelles statistiques via les versions imprimables dans lesquelles n’apparaissent que les données, sans l'environnement graphique du logiciel.
Vous avez aussi la possibilité de les exporter, créant ainsi un fichier CSV, récupérable sur un tableur.
- Nombre d'appels
Nombre d'appels sur la période sélectionnée, tous téléprospecteurs confondus ou par téléprospecteur
- Nombre de nouveaux appels
Nombre d'appels de nouveaux prospects sur la période sélectionnée, tous téléprospecteurs confondus ou par téléprospecteur
- Nombre d'argumentaires
Nombre d'argumentaires effectués sur la période sélectionnée, tous téléprospecteurs confondus ou par téléprospecteur
- Temps de travail
Temps de travail sur la période sélectionnée de chaque téléprospecteur et tous téléprospecteurs confondus
- Nombre de rendez-vous
Nombre de rendez-vous effectués sur la période sélectionnée, tous téléprospecteurs confondus, par téléprospecteur ou par commercial.
- Nombre de ventes
Nombre de ventes effectuées sur la période sélectionnée, tous téléprospecteurs confondus, par téléprospecteur ou par commercial.
- Les exports
Vous permet de retrouver tous les exports des statistiques, triés par date, que vous avez déjà effectués.
Ces informations sont accessibles depuis n'importe quel compte depuis le bouton Informations en bas à droite.
La tva est utilisée pour créer les devis et les factures
L'état par défaut des rendez-vous vous permet de spécifier si vous souhaitez que les rendez vous soient validés automatiquement ou manuellement par un supérieur.
Renseignez si vous utilisez un softphone (comme par exemple X-lite). Si oui, les téléprospecteurs auront la posibilité d'appeler le prospect en cours avec le softphone.
Vous avez la possibilité de personnaliser le texte de l'argumentaire pour les téléprospecteurs, ainsi que le texte de fin d'argumentation.
Les objections correspondent aux objections que les téléprospecteurs sont susceptibles de rencontrer, accompagnées de la réponse qu'ils doivent dire.
Les options sont des critères spécifiques à votre activité que les téléprospecteurs doivent demander. Ces critères peuvent être :
- Relatifs aux prospects (ex: tranche d'âge) dans ce cas ils apparaissent au moment de l'argumentation.
- Relatifs au rendez vous (ex : besoin d'amener documentation, outil, ...), dans ce cas ils apparaissent après la prise de rendez-vous.
Les options sont importantes car elles vous permettent de qualifier votre base de données de prospect afin de mieux cibler votre campagne.
Il existe 4 types de comptes pour votre personnel :
- Les téléprospecteurs, qui vont contacter les prospects et prendre des rendez-vous.
- Les commerciaux, qui ont accès à leur rendez-vous et peuvent faire des bilans, des devis, des factures ou autres selon les droits et autorisations que vous leur affectez.
- Les téléprospecteurs / commerciaux, qui cumulent des fonctionnalités des deux comptes précédents.
- Les administrateurs, ont accès à diverses fonctions de gestion (rdv, devis, factures, prospects, affectations, personnels, tarifs, statistiques) selon les autorisations que vous leur affectez.
La page Autorisations vous permet d'affecter ou non ces diverses fonctions aux différents comptes, à l'exception des comptes Téléprospecteurs
Les tarifs vous permettent de pouvoir créer des devis et des factures.
